Datenschutzerklärung

Der Schutz von persönlichen Daten wird sehr ernst genommen und die Seite hotelvienna.at hält sich selbstverständlich strikt an die Regeln der Datenschutzgesetze. Auf dieser Website werden personenbezogene Daten nur, wenn Sie mit uns in Kontakt treten erhoben. In keinem Fall werden die erhobenen Daten verkauft.

Erhobene Daten dafür sind:

Vorname
Nachname
Adresse
PLZ
Ort
Land
Telefonnummer
E-Mail Adresse

Wenn Sie mit der Speicherung Ihrer Daten zu diesem Zweck nicht einverstanden sind schreiben Sie uns bitte ein E-Mail an hotel.vienna@aon.at. Ihre Daten werden dann umgehend gelöscht.

Datenübermittlung und -protokollierung zu systeminternen und statistischen Zwecken

Diese Website erhebt und speichert automatisch in ihren Server Log Files Informationen, die Ihr Internet-Browser an uns übermittelt. Dies sind:

Uhrzeit der Serveranfrage
Verwendetes Betriebssystem
Browsertyp/-version
Referrer URL
IP Adresse

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Daten werden nach einer statistischen Auswertung gelöscht.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist diejenige natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Für die auf dieser Website verarbeiteten personenbezogenen Daten ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

Name: Thomas Lerch
Adresse: Große Stadtgutgasse 31
Telefonnummer: +43 1 214 33 17
E-Mail: lerch.hotel.vienna@gmail.com

Ihre Rechte

Bezüglich der personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten, stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, so teilen wir Ihnen die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten und die weiteren Informationen mit.

Sie haben das Recht, Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigen zu lassen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Wir werden jede Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten und eine Einschränkung der Verarbeitung allen Empfängern mitteilen, denen wir Sie betreffende personenbezogene Daten offengelegt haben, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Wir werden Sie zudem über diese Empfänger unterrichten, wenn Sie dies verlangen.

Sie haben das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und können verlangen, dass wir diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung übermitteln, soweit dies technisch möglich ist.

Soweit eine Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die bis zu Ihrem Widerruf erfolgt ist, nicht berührt.

Widerspruchsrecht

Wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht ausüben, werden wir die betreffenden Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, dass wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die die Interessen, Rechte und Freiheiten von Ihnen überwiegen, oder dass die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Social Media

Auf unserer Website können Social-Media-Buttons eingeblendet sein; sie sind an den Logos der Social-Media-Plattformen zu erkennen. Es handelt sich dabei um Links zu den jeweiligen Plattformen mit Sitz in den USA. Ein Klick auf einen solchen Link ruft die Internetseite der jeweiligen Plattform auf, wobei die IP-Adresse des aufrufenden Endgeräts sowie die Adresse der Seite, von der aus verlinkt wird, an die aufgerufene Plattform in die USA übermittelt werden. Von uns selbst werden im Zusammenhang mit den Social-Media-Buttons jedoch keine Daten erhoben oder verarbeitet.

Auftragsverarbeiter

Zur Unterstützung bei der Buchung werden Daten über das Buchungssystem des Unternehmens Kognitiv GmbH, Neubaugasse 10/15, 1070 Wien übermittelt. Als technischen Dienstleister für den Betrieb unserer Webseite im Internet nehmen wir die Leistungen von World4You – Internet Services GmbH als Auftragsverarbeiter in Anspruch.

Nutzung von Cookies

Wenn Sie unsere Website besuchen, legen wir ein „Cookie“ auf Ihrem Endgerät ab. Dabei handelt es sich um eine kleine Textdatei, mit der wir Ihr Endgerät wiedererkennen können. Mit Hilfe des Cookies können wir auch bestimmte Nutzerverhalten analysieren, z.B., welche Seiten Sie sich anschauen, wie lange Sie auf unserer Seite bleiben und wann und wie oft Sie auf unsere Website zurückkehren.

Sie können das Anlegen von Cookies verhindern, indem Sie in die Cookie-Einstellungen Ihres Internetbrowsers gehen und dort für unsere Seite oder für alle Webseiten dem Anlegen von Cookies widersprechen. Dort können Sie auch bereits abgelegte Cookies wieder löschen.

Wir erklären uns als nicht verantwortlich für den Inhalt von extern liegenden Internetseiten, auf die mit einem Link verwiesen wird.

Allgemeine Informationen zu Buchungen über likemagic.tech

Wir setzen in unserem Hotel auf weitestgehend digitale Abläufe, so dass wir unseren Gästen von der Buchung, über das Check-in und den Zugang zu unserem Haus bis hin zum Check-out einen einzigartigen Hotelservice und Aufenthalt bieten können, der von unseren Gästen über ihr Mobile Device nach ihren Bedürfnissen organisiert und gestaltet werden kann (nachfolgend „Guest Journey“). Die nachfolgenden Ausführungen für die Website gelten auch für Apps und andere Kanäle unseres Hotels, mit welchen die Guest Journey gestaltet wird, sinngemäss.

Für die Guest Journey nutzen wir die softwareunterstützte Hotelbewirtschaftungslösung und zentrale Datenmanagementplattform likeMagic der likeMagic AG, Memphispark, Wallisellenstrasse 57, 8600 Dübendorf, Schweiz (nachfolgend „Plattform“), welche die Steuerung, Begleitung, Abwicklung, Analyse und Auswertung von Beherbergungsprozessen in Hotelanlagen ermöglicht und in der alle Funktionen der Bereiche Reservierung, Front Office und Hausverwaltung in einer Oberfläche vereint sind. Schnittstellen verbinden die Plattform mit anderen Applikationen und Infrastruktur für den Betrieb und die Bewirtschaftung unseres Hotels. Ferner bündelt die Plattform für uns auch den Zugang über entsprechende Schnittstellen zu von uns bei Dritten lizenzierten Applikationsprogrammen und unterstützt damit definierte Leistungen im Bereich wesentlicher, hoteltypischer Betriebsprozesse im Rahmen der Guest Journey wie Buchung, Abrechnung, Gasteintritts- und Gastaustrittsabwicklung, Gästekommunikation, Gästebewirtung, Schliessanlagenmanagement, Reinigungsmanagement etc. Wir (Hotel Vienna GmbH) sind verantwortlich für die in der Plattform gespeicherten Daten, die bei Google auf Servern in der Schweiz gespeichert werden.

Wir haben mit der likeMagic AG eine Auftragsbearbeitungsvereinbarung geschlossen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Durch Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung ermächtigen Sie die likeMagic AG, Ihre von uns bearbeiteten personenbezogenen Daten für eigene Forschungs- und Produktentwicklungszwecke zu verwenden.

Kategorien personenbezogener Daten

Personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen und anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Begleitpersonen) im Zusammenhang mit der Guest Journey über unsere Website, Apps und über andere Kanäle erheben, werden in der vorgenannten Plattform gespeichert und bearbeitet (s. dazu auch Ziff. 1.3).

Es handelt sich dabei insbesondere um folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Daten und Informationen, die uns bei Zimmerbuchungen bekanntgegeben werden (insb. Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, Sprache, Buchungsdetails [Datum Aufenthalt, Anzahl Zimmer, Zimmerkategorie, von der Buchung erfasste Personenanzahl, ausgewählte Zusatzpakete etc.], Kreditkarteninformationen (PCI/DSS konform verschlüsselt), Datum und Uhrzeit der Buchung [Zeitstempel]; ggf. erwartete Ankunftszeit, gewünschte Bettenart und/oder sonstige Präferenzen, Bemerkungen)
Daten und Informationen, die uns im Zusammenhang mit Ihrem Aufenthalt in unserem Hotel bekanntgegeben werden oder bekannt werden, insb. zur Erfüllung der gesetzlichen Meldepflichten (Vor- und Nachname, Adresse und Kanton, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Ankunfts- und Abreisetag; inkl. Kopie amtlicher Identifikationsausweis und Unterschrift, Zimmernummer), im Zusammenhang mit dem Bezug zusätzlicher (kostenpflichtiger) Leistungen wie z.B. Restaurant, Mini-Bar, Wellness, Ausflugsangebote, Sportangebote etc. (insb. Vor- und Nachname, Leistungsgegenstand, Zeitpunkt Leistungsbezug/-erbringung, oder worüber Sie uns informieren (z.B. Präferenzen)
Daten und Informationen, die im Zusammenhang mit der Benützung unserer Anlage, den Gemeinschaftsräumlichkeiten sowie Ihrem Zimmer anfallen (d.h. Daten und Uhrzeit Zugang)
Daten und Informationen, die uns bei der Nutzung der Kommunikationsfunktion und im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen bekanntgegeben werden (insb. Vor- und Nachname resp. ggf. Benutzername; Kommunikationskanal; Kommunikationsprodukt/-lösung; E-Mailadresse und/oder Telefonnummer; Datum und Uhrzeit der Kommunikation; Status der Nachrichten (geöffnet, gelesen, angeklickt); Inhalt Kommunikation)
Daten, die uns bei Eröffnung eines Kundenkontos bekannt gegeben werden (insb. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort [verschlüsselt als Hash mit Salt], Datum und Uhrzeit der Registrierung [Zeitstempel], Status der E-Mail-Verifizierung)
Daten, die uns beim Login in das Kundenkonto bekanntgegeben werden, abhängig von der der von Ihnen gewählten Art des Logins (E-Mail-Login-Authentifizierungsdaten [E-Mail-Adresse, Passwort] resp. Social Login-Authentifizierungsdaten [E-Mail-Adresse, ID-Token], Daten und Uhrzeit des Logins [Zeitstempel])

Diese personenbezogenen Daten werden grundsätzlich bei unseren Gästen selbst erhoben. Sie können aber auch über Dritte erhoben werden, indem uns z.B. ein Gast Personendaten anderer Personen / Begleitpersonen (z.B. Familienmitglieder) bekannt gibt oder beispielweise eine Buchung von einer Drittperson veranlasst wird. Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Begleitpersonen) zur Verfügung stellen, bitten wir Sie, sicherzustellen, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und diese Personendaten korrekt sind.

Bestimmte Daten von Ihnen erhalten wir sodann über Schnittstellen, welche die Plattform mit bei Dritten lizenzierten Applikationsprogrammen im Zusammenhang mit der Guest Journey im Bereich wesentlicher, hoteltypischer Betriebsprozesse wie Buchung, Abrechnung, Gasteintritts- und Gastaustrittsabwicklung, Gästekommunikation, Gästebewirtung, Schliessanlagenmanagement, Reinigungsmanagement etc. sowie mit den übrigen Applikationen und Infrastruktur unseres Hotels verbinden.

Erfolgt eine Buchung oder das Check-in unter Einsatz eines Kundenkontos, werden dafür die im Kundenkonto bereits gespeicherten und für die Buchung bzw. das Check-in erforderlichen Daten wie Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, Sprache und Meldeschein-Daten verwendet.

Sofern Sie Ihre Buchungen für den Aufenthalt in unserem Hotel über eine Drittplattform vornehmen, erhalten wir vom jeweiligen Plattformbetreiber verschiedene personenbezogene Daten und Informationen von Ihnen , die wir in der von uns verwendeten Plattform speichern und bearbeiten. Es handelt sich im Wesentlichen um Daten und Informationen, die wir auch bei einer Buchung, die ohne Drittplattform bei uns eingeht, erheben, d.h. Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, Sprache, Buchungsdetails (Datum Aufenthalt, Anzahl Zimmer, Zimmerkategorie, von der Buchung erfasste Personenanzahl, ausgewählte Zusatzpakete etc., Datum und Uhrzeit der Buchung [Zeitstempel]; ggf. erwartete Ankunftszeit, Bettenart und/oder sonstige Präferenzen, Bemerkungen).

Zentrale Speicherung und Verknüpfung Ihrer Daten

Die vorstehend in Ziffern 1.2 genannten Daten und Informationen, die wir insbesondere im Zusammenhang mit der Guest Journey erheben, werden von uns zur Bearbeitung Ihrer Buchungen und Abwicklung der vertraglichen Leistungen systematisch erfasst und verknüpft. Wie vorstehend erwähnt, nutzen wir hierfür die softwareunterstützte Hotelbewirtschaftungslösung und zentrale Datenmanagementplattform likeMagic der likeMagic AG, Dübendorf, Schweiz. Über Schnittstellen, welche die Plattform mit bei Dritten lizenzierten Applikationsprogrammen im Zusammenhang mit der Guest Journey im Bereich wesentlicher, hoteltypischer Betriebsprozesse wie Buchung, Abrechnung, Gasteintritts- und Gastaustrittsabwicklung, Gästekommunikation, Gästebewirtung, Schliessanlagenmanagement, Reinigungsmanagement etc. sowie mit den übrigen Applikationen und Infrastruktur unseres Hotels verbinden, werden Ihre personenbezogene Daten in die Plattform übertragen.

Um die Personendaten unserer Gäste zu speichern und zu verknüpfen, wird für jeden Gast eine eigene Guest-ID für das jeweilige Hotel resp. eine Hotelgruppe angelegt. Entsprechend versuchen wir auch bei jeder Buchung, den Gast in unserer Datenbank zu identifizieren. Sofern wir Sie bereits früher in unserem Hotel bzw. Hotelgruppe begrüssen durften und wir dazu ermächtigt sind, nehmen wir ferner einen Abgleich mit den von Ihnen ggf. gespeicherten Personendaten vor, um insbesondere unsere Kundendaten auf aktuellem Stand zu halten, um Ihnen ein effizientes Check-in zu ermöglichen und Ihnen einen auf Ihre Bedürfnisse ausgerichteten Aufenthalt zu ermöglichen.

Diese Bearbeitungen stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an der effizienten Führung und Steuerung unseres Hotels sowie an einer kundenfreundlichen und effizienten Kundendatenverwaltung.

Ferner weisen wir Sie darauf hin, dass wir mit Ihrer Einwilligung durch Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung die vorstehend in Ziffern 1.2 genannten personenbezogenen Daten und Informationen von Ihnen, welche wir in der Plattform speichern und verknüpfen, mit Hilfe der von uns eingesetzten softwareunterstützten Hotelbewirtschaftungslösung auch verwenden können, um bestimmte persönliche Aspekte wie z.B. persönliche Vorlieben, Interessen etc. zu analysieren. Die daraus gewonnen Erkenntnisse können von uns genützt werden, um einen auf Ihre Bedürfnisse ausgerichteten Aufenthalt zu ermöglichen oder Ihnen auf Ihre persönlichen Interessen und Präferenzen ausgerichtete Angebote zu machen. Weiter helfen uns solche Daten generell dabei, die Effizienz unserer operativen Prozesse zu steigern und unser Angebot für unsere Gäste stets zu verbessern.

Weitergabe von personenbezogenen Daten

Die im Rahmen der Guest Journey erhobenen personenbezogene Daten von Ihnen werden, soweit erforderlich, sowohl an internen Stellen oder, über entsprechende Schnittstellen, auch an extern Dienstleister im In- und Ausland weitergegeben, namentlich im Rahmen der Verarbeitung und Abwicklung Ihrer Buchungen und im Rahmen Ihres Aufenthalts. Externe Dienstleister, an die Ihre personenbezogene Daten weitergeleitet werden können bzw. die darauf Zugriff haben oder haben können, sind neben der bereits erwähnten likeMagic AG, Dübendorf, Schweiz weitere Auftragsbearbeiter und Dienstleister (einschliesslich IT-Dienstleister, Dienstleistung zur Verarbeitung von Reservationsdaten [Property Management] oder im Bereich CRM, Zahlungsabwicklung, Digital Key Solution etc.). Die Übersicht über die im Zusammenhang mit der Plattform beigezogenen Auftragsbearbeiter und Dienstleister ist auf der Website von likeMagic AG unter www.likemagic.tech zu finden.

Wir stellen, wenn im Zusammenhang mit dem Beizug externer Dienstleister eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land erforderlich, dessen Datenschutzniveau nicht dem schweizerischen bzw. dem europäischen entspricht, den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vertraglich sicher (z.B. unter Verwendung der EU-Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten).

Im Übrigen geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben, dies für die Vertragsanbahnung oder -abwicklung erforderlich ist, hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Durchsetzung unserer Rechte, insbesondere zur Durchsetzung von Ansprüchen aus dem Vertragsverhältnis oder anderer Rechte, notwendig ist, oder die Bearbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interessens unsererseits oder Dritter erfolgt. In seltenen Fällen kann die Weitergabe von personenbezogenen Daten erforderlich werden, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.

Aufbewahrungsdauer

Ohne Ihre Zustimmung speichern wir personenbezogene Daten von Ihnen in der Plattform über den Aufenthalt hinaus nur soweit und solange, wie es erforderlich ist, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder wir ein berechtigtes Interessen daran haben (wie namentlich ein Beweisinteresse im Falle von Ansprüchen, Dokumentation der Einhaltung rechtlicher oder anderer Vorgaben, oder ein Interesse an nicht personenbezogenen Auswertungen). So werden insbesondere Vertragsdaten von uns entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt. Aufbewahrungspflichten, die uns zur Aufbewahrung von Daten verpflichten, ergeben sich aus Vorschriften über das Melderecht, über die Rechnungslegung und aus dem Steuerrecht. Gemäss diesen Vorschriften sind geschäftliche Kommunikation (inkl. E-Mails), geschlossene Verträge und Buchungsbelege bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Soweit wir diese Daten nicht mehr zur Durchführung der Dienstleistungen für Sie benötigen, werden die Daten gesperrt. Dies bedeutet, dass die Daten dann nur noch für Zwecke der Rechnungslegung und für Steuerzwecke verwendet werden dürfen.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten von Ihnen über die Vertragsanbahnung und -abwicklung hinaus mit Ihrer Einwilligung verarbeiten dürfen, verarbeiten wir diese Daten grundsätzlich ohne bestimmte Frist. Diese speichern wir so lange, wie es für das Erreichen der Verarbeitungszwecke erforderlich ist, oder Sie uns zur Beendigung dieser Verarbeitung auffordern (und für einen kurzen Zeitraum danach, damit wir Ihrer Forderung nachkommen können), sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die weitere Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Wir erfassen auch den Umstand, dass Sie uns gebeten haben, Ihre Daten nicht weiter zu verarbeiten, damit wir Ihrem Wunsch auch weiterhin Folge leisten können. Die Einwilligung zur Speicherung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, per E-Mail an hotel.vienna@aon.at widerrufen werden.

Sofern Sie ein Kundenkonto haben, werden die in Ihrem Kundenkonto gespeicherten bzw. mit diesem verknüpften Daten von uns gespeichert, bis Sie Ihr Kundenkonto löschen, sofern und soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen unsererseits entgegenstehen.

Hotel Vienna GmbH

Große Stadtgutgasse 31
1020 Wien
Austria

Telefon: +43 1 214 33 17
Fax: +43 1 216 10 79
E-Mail: hotel.vienna@aon.at